Відповідно до вимог чинного законодавства України, триває поступовий перехід від паперових трудових книжок до електронної форми обліку трудової діяльності працівників. Такий процес передбачений Законом України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.
Строки оцифрування
Оцифрування трудових книжок здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності відповідними змінами до законодавства (з 10 червня 2021 року). У цей період:
- роботодавець або працівник може подати відомості до електронного реєстру;
- паперова трудова книжка продовжує використовуватися паралельно з електронною;
- після завершення перехідного періоду облік трудової діяльності здійснюватиметься виключно в електронній формі.
Як правильно оцифрувати трудову книжку: покроковий план
- Підготовка документів
Підготуйте трудову книжку та інші документи, що підтверджують стаж (за потреби).
- Створення електронних копій
Зробіть якісні скановані копії або фотознімки всіх заповнених сторінок трудової книжки (документів). Важливо, щоб інформація була чіткою та повною. Підготувати сканкопії сторінок трудової книжки (документів) – кожну сторінку окремо як JPG-файл або повний документ зі всіма сторінками трудової книжки як PDF-файл. Розмір кожного файлу (сканованої копії документу) не повинен перевищувати 1 Мб.
Увага! Сканування здійснювати в кольоровому форматі. Скануванню підлягають всі заповненні сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» та вкладиші оригіналу трудової книжки.
- Авторизація на порталі
Увійдіть до особистого кабінету на веб порталі електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), BankID або іншого доступного способу.
- Подання відомостей
Завантажте підготовлені сканкопії через відповідний розділ («Відомості про трудові відносини») та завантажте файли.
- Перевірка та підтвердження
Перевірте внесену інформацію та підпишіть заяву електронним підписом.
- Очікування обробки
Подані дані перевіряються Пенсійним фондом України. У разі необхідності можуть бути запитані додаткові відомості.
Важливо знати
- Оцифрування може здійснювати як працівник, так і роботодавець.
- Відомості з електронної трудової книжки використовуються для обчислення страхового стажу, призначення пенсій та соціальних виплат.
- Паперова трудова книжка після внесення даних залишається у працівника як особистий документ.
Дотримання встановленого порядку забезпечить коректне відображення трудового стажу та захист соціальних прав громадян.
Пресслужба суду
_03_03.png)
