Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішенням зборів суддів Козельщинського районного суду Полтавської області від 05 жовтня 2015 року зі змінами, затвердженими рішенням зборів суддів Козельщинського районного суду Полтавської області
від 12 березня 2016 року №2
від 03 січня 2017 року №1
від 20 листопада 2023 року №3
у редакції рішення зборів суддів від 27 березня 2025 року № 1 (редакція вводиться в дію з 01.04.2025)
ЗАСАДИ
ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ
ДОКУМЕНТООБІГУ КОЗЕЛЬЩИНСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ПОЛТАВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Козельщинському районному суді Полтавської області (далі – Засади) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в суді, урегулювання яких відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженого рішенням Ради суддів України № 39 від 11.11.2024 відноситься до повноважень зборів суддів Козельщинського районного суду Полтавської області.
1.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Козельщинського районного суду Полтавської області новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду відносно суддів суду та керівника апарату суду відносно працівників апарату суду.
2.2. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
2.3. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.4. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор.
3.Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху
3.1. Вся вхідна кореспонденція, в тому числі, справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються відповідно до пунктів 2.2.1 – 2.2.7 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
4.1. Розподіл судових справ і матеріалів здійснюється в суді в день їх реєстрації з 15:00 години, після реєстрації відповідної судової справи (після заповнення необхідних полів обліково-реєстраційної картки на справу та присвоєння справі єдиного унікального номеру та номеру провадження) за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації. Збори суддів суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених цим Положенням.
4.2. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою, форма якого встановлена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим Рішенням Ради суддів України № 39 від 11 листопада 2024 року.
4.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
- за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
- за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду); за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;
- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
4.4. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматичний розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматичному розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду.
4.5. Не підлягають автоматизованому розподілу:
- судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.
4.5. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
4.6. Інформація про перебування судді у нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку робочого часу суддів на підставі службової записки секретаря судового засідання відповідного судді.
5.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.
5.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:
- клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);
- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
- судові справи про перегляд заочного рішення;
- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
- заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
- позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
- справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;
- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом VIII Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;
- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;
- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, (або повернуті після доопрацювання), а у разі відсутності судді, що повертав матеріали про адміністративні правопорушення на доопрацювання, більше 14 днів (чотирнадцять ) днів розподіляються у загальному порядку;
- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, стосовно якої судом, у продовж останніх трьох календарних місяців, вже здійснюється судове провадження та на час реєстрації такої справи розгляд справи незакінчений;
- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
- заяви про відновлення втраченого судового провадження;
- заяви про забезпечення позову, доказів поданих після подання позовної заяви.
5.3. Клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), передаються раніше визначеному слідчому судді.
5.4. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 5.1 – 5.3 Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.
6.1. Повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюють слідчі судді, обрані зборами суддів.
6.2. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів, а у неробочий час, святкові та вихідні дні також з дотриманням графіку чергування.
6.3. Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. Положення.
7.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де кримінальні правопорушення скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів.
8.1. Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді.
9.1. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) здійснюється секретарями канцелярії суду, а також суддями.
9.2. Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.
10.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним судом України та їх розгляду.
10.2. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства, Закону України «Про доступ до судових рішень» та регламенту суду.
10.3. На сайті суду в складі вебпорталу судової влади України щоденно оприлюднюються:
- список судових справ, призначених до розгляду;
- список апеляційних скарг;
- список автоматично розподілених судових справ;
Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.
11.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).
Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується КЕП особи, яка підписала цей документ.
Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.
11.2. З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.
11.3. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.
12.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені КЕП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Кожен суддя несе персональну відповідальність за несвоєчасне направлення прийнятих ним рішень до ЄДРСР.
12.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.
12.3. У разі коли суддя у передбачених законом випадках не може забезпечити виконання судових рішень (припинення повноважень щодо здійснення ним правосуддя, звільнення з посади судді, відсторонення від посади судді, відряджений до іншого суду для здійснення правосуддя, перебування у відпустці по догляду за дитиною, відпустка та хвороба на строк понад чотирнадцять днів тощо), голова суду або особа, що виконує обов’язки голови суду, за письмовим повідомлення (службова записка) старшого секретаря суду, має повноваження підписувати власним КЕП картку на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження з урахуванням вимог Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження.
13.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.
14.1. В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.49 Положення.
14.2. У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України, встановлення факту смерті тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.
14.3. Розподіл судових справ за індексом 2-а, пов'язаних з виборчим процесом, в такому випадку проводиться керівником апарату між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження таких справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів без урахування спеціалізації.
15.1. Визначення присяжних проводиться для розгляду: кримінального провадження; цивільних справ в порядку окремого провадження.
Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору (додаток 5 Полження) зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору.
Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в суду відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.
15.2 Протокол попереднього відбору присяжних створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Доступ для коригування протоколу попереднього відбору присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів Козельщинського районного суду Полтавської області до перегляду всіх протоколів попереднього відбору присяжних автоматизованої системи не може бути обмежений.
15.3. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.
15.4. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.
15.5. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менше від необхідної для участі в судовому провадженні кількості, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору із числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.
15.6. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.
15.7. При визначенні присяжних із загального списку присяжних виключаються ті, що в цьому році брали участь у розгляді справ більше ніж один календарний місяць, та ті, що були виключені на підставі відповідних ухвал суду в цьому судовому провадженні.
15.8. Результатом визначення присяжних є протокол автоматизованого визначення присяжних (додаток 6 Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою. Протокол автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого визначення присяжних, та додається до матеріалів судової справи (за потреби).
15.9. На заміну основного присяжного, який вибув з розгляду кримінального провадження, здійснюється автоматизований добір основного присяжного для розгляду кримінального провадження із числа запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.
Якщо на момент вибуття основного присяжного з розгляду кримінального провадження не залишилось запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, які можуть брати участь у розгляді цієї справи, здійснюється додатковий автоматизований добір основного присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних у кримінальному провадженні.
Результатом автоматизованої заміни основного присяжного запасним у кримінальному провадженні є протокол автоматизованого визначення присяжних (додаток 6 Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.
15.10. На заміну присяжного, який вибув з розгляду цивільної справи, здійснюється додатковий автоматизований добір присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних для розгляду цивільної справи у порядку окремого провадження.
15.11. У разі визначення автоматизованою системою неможливості визначення присяжних автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних (додаток 13 Положення). Протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. Автоматизоване визначення присяжних здійснюється за загальними правилами, визначеними цим Положенням, після усунення обставин, що унеможливлюють визначення присяжних.
15.12. Доступ для коригування протоколів щодо визначення присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.
16.1. Ці Засади набирають чинності з 01.04.2025 і вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня.
16.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу Козельщинського районного суду Полтавської області збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
16.3. Підпункти Положення про автоматизовану систему документообігу суду 2.3.21, 2.3.28, 2.3.30 (абзац другий), 2.3.32, 2.3.34, 2.3.37, 2.3.41,2.3.47, 2.3.48 (абзаци перший та другий), 2.3.53 пункту 2.3, підпунктів 2.5.1, 2.5.7, 2.5.8 (абзац другий), 2.5.10 пункту 2.5 щодо роздрукування протоколів автоматизованого розподілу судової справи між суддями (додаток 1), автоматизованого визначення складу колегії суддів (додаток 2), автоматизованого визначення запасного судді (додаток 4), заміни основного судді запасним суддею (додаток 7), автоматизованого визначення слідчого судді (додаток 3), передачі судової справи раніше визначеному судді (додаток 8), повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями (додаток 9), повторного автоматизованого визначення запасного судді (додаток 10), слідчого судді (додаток 11), щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями (додаток 12), протокол попереднього відбору присяжних (додаток 5), автоматизованого визначення присяжних (додаток 6), неможливості визначення присяжних (додаток 13), заміни основного присяжного (додаток 6), не застосовуються у випадку прийняття суддею (суддею-доповідачем) рішення про формування та зберігання судової справи в електронній/змішаній формі. Відповідні протоколи зберігаються як електронні документи.
_03_03.png)
