засади 3

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів Козельщинського районного суду Полтавської області

від 05.10.2015 р.

ЗАСАДИ

ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ

ДОКУМЕНТООБІГУ КОЗЕЛЬЩИНСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ПОЛТАВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

Із змінами на доповненнями, внесеними рішенням зборів суддів 

від «03» січня  2017 року №_1__

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Козельщинському районному суді Полтавської області (далі – Засади) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в суді, урегулювання яких відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженого рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року, відноситься до повноважень зборів суддів Козельщинського районного суду Полтавської області.

1.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Козельщинського районного суду Полтавської області новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів АСДС

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду відносно суддів суду та  керівника апарату суду відносно працівників апарату суду.

2.2.  Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

2.3. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.4. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор.

3. Реєстрація вхідної кореспонденції

3.1. Вся вхідна кореспонденція, в тому числі, справи та матеріали, що підлягають розподілу між суддями, реєструються відповідно до пунктів 2.2.1 – 2.2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

4. Розподіл справ і матеріалів між суддями

4.1. Розподіл судових справ і матеріалів здійснюється в суді в день їх реєстрації  з 15:00 години,  після реєстрації відповідної судової справи (після заповнення необхідних полів обліково-реєстраційної картки на справу та присвоєння справі єдиного унікального номеру та номеру провадження) за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації. Збори суддів суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених цим Положенням.

4.2. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, що автоматично створюється автоматизованою системою, форма якого встановлена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим Рішенням Ради суддів України № 25 від 02 квітня 2015 року.

4.3.     Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

 - за два місяці до закінчення повноважень судді;

 - за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

 - за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

 - у період відпустки судді;

 - за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

 - під час тимчасової непрацездатності судді;

 - за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

 - у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

  -в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

4.4. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматичний розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматичному розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду.

4.5. Не підлягають автоматизованому розподілу:

- судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

4.5. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

4.6. Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку робочого часу суддів, на підставі службової записки секретаря судового засідання відповідного судді до 14:45 (щоденно), у відповідності до протоколу зборів суддів Козельщинського районного суду.

5. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

5.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

5.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом VIII Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень,  (або повернуті після доопрацювання), а у разі відсутності  судді, що повертав матеріали про адміністративні правопорушення на доопрацювання, більше 14 днів (чотирнадцять ) днів розподіляються  у загальному  порядку;  (зміни затверджені зборами суддів, протокол №1 від 03.01.2017 року.

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів.

5.3. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

5.4. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 5.1.–5.3. Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

6. Слідчі судді

6.1. Повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюють слідчі судді, обрані зборами суддів.

6.2. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюється серед слідчих суддів, а у неробочий час, святкові та вихідні дні також з дотриманням графіку чергування.

6.3. Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. цього Положення.

7. Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх

7.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів.

8. Особливості розподілу справ у разі виконання суддею  інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

8.1.  Збори  суддів  мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді.  

9. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

9.1. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), здійснюється секретарями канцелярії суду.

9.2. Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання  судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

10. Надання інформації про стан розгляду судових справ

10.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також  інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за ново виявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним судом України та їх розгляду.

10.2. Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства, Закону України «Про доступ до судових рішень» та Регламенту суду.

10.3. На сайті суду в складі веб-порталу судової влади України щоденно оприлюднюються:

- список судових справ, призначених до розгляду;

- список апеляційних скарг;

- список автоматично розподілених судових справ;

      Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

11. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді

11.1. Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

      Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

       Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

11.2. З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

11.3. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

12. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

12.1. Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Кожен суддя несе персональну відповідальність за несвоєчасне направлення прийнятих ним рішень до ЄДРСР.

12.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

13. Відповідальність

13.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.

14. Прикінцеві положення

14.1. Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження зборами суддів Козельщинського районного суду Полтавської області і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

14.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу Козельщинського районного суду Полтавської області збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

15. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

15.1. В разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів такі випадки фіксуються відповідними актами в порядку, передбаченому пунктом 2.3.55 Положення.

15.2. У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації. 

 15.3. Розподіл судових справ за індексом 2-а, пов'язаних з виборчим процесом, в такому випадку проводиться керівником апарату між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження таких справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів без урахування спеціалізації.